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强化实验室合同评审 努力降低实验室风险

发布时间:2022-04-01 09:36:15 发布人:本站

实验室合同评审是实验室接受客户委托检验检测服务、咨询服务,或实验室采购外部物资或服务时,对起草的合同进行合法性、合规性、可行性、合理性、风险性的全面评估,是提高实验室质量效益、降低风险、持续提升的重要手段。随着实验室资质认定和cnas认可的实施,该项活动已成为实验室管理的重要工作之一,但也存在一些问题,有必要共同探讨,本文就第一类合同评审进行分享。

 

01 合同评审存在的问题

笔者在实验室审核实践中发现,实验室遇到的进度风险、付款风险、索赔风险、虚假报告风险等多数因为未能踏踏实实开展合同评审。实验室合同评审存在的主要问题:

一是评审流于形式。尽管各实验室制定了合同评审程序文件,但评审职责不清,流程不明,难以落实,大多数实验室合同评审表现在书面上,没有发挥真实作用。

二是评审内容不清。不少实验室不清楚评什么、审什么,依据是什么,心中无数、无底。

三是评审方法欠缺。用什么方法评,由什么资格和能力的人员去评,通过什么形式评审,缺少相应标准,评审走过场。

 

02 合同评审的主要内容

实验室合同评审工作首先应知道评审内容,知道干什么,是这项工作的根本。合同评审主要内容有包括客户需求是什么、实验室能力是否具备、客户是否具备配合条件、实验室实施措施与存在风险、合同内容合法合规性等。

2.1客户需求

客户是实验室的衣食父母,必须弄清客户需求,不论客户是政府机关、企业组织还是个人。客户需求一般包括实验室资质、实验项目内容、项目用途,包括实验方法、时间节点、偏离的处理、委托要求变更沟通渠道、变更确认方式,包括结果的报告方式、传送方式、分包的处理、保密的需求等,包括检测依据(产品标准或技术参数)、结果判断依据、样品的处理意见。

2.2实验室技术能力

根据客户需求,检查对照实验室是否具备相应能力,合同任务是否与实验室计划安排相冲突。包括实验室资质、实验方法、环境情况(条件、保障)、设备(状态、精度)、人员(资格、在岗)、任务计划是否满足,包括样件采集或运输能力、耗材库存、采购情况。评估分包方合同的有效性,分包方是否满足检测需求的能力,评估分包方的资质认定范围是否包含分包项目。根据实验室整体工作安排能否按时完成实验任务,另外也须考虑实验室的收益情况以及其他约束条件,如领导的好恶,客户的关系疏密。

2.3客户的配合能力

实验室要完成客户委托,需要客户大力配合,不能唱独角戏,如联合实验,需要客户代表现场合作,共同检测。考虑客户提供的样件能否满足实验方法要求(如数量、成分、结构、大小、形状、状态),取样方法能否满足国家规定的取样要求。需要现场检测的,客户是否提供了满足检测的条件,如空间大小,光照情况、空气质量、供水供电情况等。

2.4保障措施及风险管控

实验室应当审查在规定时间内能否安排相应人员,有能力组织协调内部关系与客户愉快协同,有能力调剂实验室、设备、材料等,满足实验条件。

实验室应当评审实验过程中可能出现的风险,如人员变动、设备故障、自然灾害、停水、停电、停气。考虑政策调整带来的风险,如北京地区遇到大型活动将导致停工停产,这些风险是否有应急预案,或者能获得客户谅解等。还要考虑突然接到硬性任务对客户任务的影响。

同时应审查客户名称、地址、联络人、联络方式等真实性,通过相关渠道了解项目的真实性,评估客户的运营信誉状况、财务状况和支付能力等。

2.5合同内容格式

合同的合法性是合同生效的必要条件,必须进行合法性审查。主要审查内容是否违反法律条款,是否存在恶意条款。坚决杜绝为了利益接收违法或侵害第三方合法权益的委托任务,杜绝超范围(资质认定批准范围)或超能力承接委托任务,拒绝伪造数据、出具虚假报告或证明。

评估委托是否涉及到专利、技术机密、商业机密,以及保守秘密的能力,避免失密引发的纠纷。

认真审查合同条款,确定合同条款无遗漏,条款内容具体、明确、无歧义,切实可行。

合同格式应符合国家法规及相关行业、机关、标准要求。审核相关审批手续的合规性,盖章、签字、时间等要素是否齐全。是否明确双方的权力、义务、免责条款、不可抗拒情形、纠纷处理等。

 

03 强化合同评审的举措

3.1完善制度落实责任

实验室应制定合同评审程序文件和制度,指定合同评审人员,明确专职人员或兼职人员,明确合同评审管理人员的职责和权限,具备获得相关信息和调动相关资源的权力。明确评审流程、评审报告的形式和内容以及评审报告的签发、保存、使用。

3.2编制制式合同评审表

尽管不同检验检测要求内容不尽相同,如委托检验,只需客户提供样件,检测结果仅对样件负责;而法定检验则需要按照相关规定抽样、取样、运输和保管。但合同评审内容要素基本相同,因此可以将评审内容细化为几十个小项,编制制式实验室合同评审表,以便逐项检查,防止漏项;满足条件的直接画勾,不满足的提出整改意见和建议。

3.3充分调研掌握实情

实验室合同评审不能仅限于书面材料评估,有的还需要现场考察调研,如法定检验的样品抽查,样件成分的检验等。可通过天眼查、企查查等查看客户经营状况、信誉情况等。

3.4发挥联审联评作用

实验室合同评审涉及到技术人员、保障人员、管理人员,涉及到多个专业,应当充分发挥实验室技术委员会的作用,对大型项目、复杂项目进行联合评审。应保证合同评审流程的完整性,采取措施,确保没有合同评审表不得签订合同,没有合同评审表不得出具实验报告等。

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